Perguntas frequentes sobre nota fiscal eletrônica

Nota Fiscal Eletrônica é um documento emitido e armazenado de maneira eletrônica, com existência unicamente digital, que tem como intuito documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre partes, em que a validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção pelo fisco, antes da ocorrência do fato gerador da nota.
O projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), foi instituído pelo Decreto º 6.002, de 22 de janeiro de 2007, e constitui em um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes, usando como base a modernização do cumprimento das obrigações acessórias, que devem ser transmitidas em arquivo eletrônico, padronizado e assinado digitalmente, por meio da aplicação da tecnologia de certificação digital.

Atualmente, a legislação brasileira permite que a Nota Fiscal Eletrônica substitua apenas a nota fiscal modelo 1 / 1A. A emissão de nota fiscal eletrônica não substitui os outros modelos de documentações fiscais existentes na legislação, como a Nota Fiscal a Consumidor ou o Cupom Fiscal.
Os documentos que não podem ser substituídos pela emissão de nota fiscal eletrônica devem continuar a ser emitidos de acordo com o que rege a legislação em vigor.

A mudança principal para os destinatários da NF-e é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de uso da NF-e. O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a nota fiscal em um arquivo digital, com prazo definido pelo Artigo 202, do Regulamento do ICMS, para apresentação ao fisco, quando solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da nota fiscal eletrônica, para que seja possível identificar o modelo eletrônico da nota fiscal. No caso do cliente não ser emissor de nota fiscal eletrônica, a alternativa é conservar o DANFE relativo à emissão de nota fiscal eletrônica e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações presentes no DANFE, desde que feitas as verificações devidas no site da Secretaria de Fazenda.

Em uma operação documentada por NF-e, a mercadoria só poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente junto a ela. Com isso, a nota fiscal eletrônica deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão de nota fiscal eletrônica e autorização. No caso do DANFE, o momento da sua impressão é indiferente para o SEFAZ em uma operação interna de rotina, por isso, a sua emissão pode ser feita antes ou depois do carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente à NF-e a esteja acompanhando.

Depois de ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma nota fiscal eletrônica não poderá sofrer qualquer tipo de alteração, pois uma modificação em seu conteúdo invalida a assinatura digital. Com isso, o emitente poderá apenas, dentro de algumas condições, cancelar a NF-e ou, também dentro de algumas condições, emitir uma nota fiscal eletrônica complementar.

A emissão de nota fiscal eletrônica substitui a nota fiscal de circulação de mercadorias modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre organizações. Entretanto, também é possível que empresas emitam nota fiscal modelo 1 ou 1A para consumidores pessoas físicas, em algumas situações. Seja qual for o caso, a nota fiscal modelo 1 ou 1A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, ou seja, uma pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal.

A assinatura, ou seja, a utilização do certificado digital, é parte primordial do processo de emissão de nota fiscal eletrônica e garante a integridade e autoria do arquivo eletrônico. A SEFAZ determina que o certificado digital seja utilizado para assinatura das notas dentro do padrão ICP-Brasil. O certificado digital deve ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), devendo conter o número do CNPJ do contribuinte.

Primeiramente, é necessário escolher uma Autoridade Certificadora da ICP Brasil. Depois disso, você precisa solicitar no próprio portal da AC escolhida a emissão de certificado digital de pessoa jurídica ou um certificado específico para emissão de nota fiscal eletrônica. Os tipos mais comercializados são A1 (validade de 1 ano e armazenamento no computador) ou A3 (validade de até 3 anos com armazenamento em cartão ou token criptográfico). A AC também informa sobre custos, formas de pagamento, equipamentos, documentos necessários para adquirir o certificado digital e demais exigências. Após a solicitação, a AC irá confirmar o pedido, em geral, via e-mail e encaminhará os contatos da Autoridade de Registro (AR) mais próxima do cliente, para que seja agendada uma visita presencial, quando o interessado levará os documentos e será identificado. Quem optar pelo certificado A3 poderá receber na própria AR o cartão ou token com o certificado digital. Para finalizar, é só aguardar a notificação da AC para baixar o certificado.

Não, a empresa poderá optar em utilizar o certificado digital contendo o CNPJ do estabelecimento e fazer uso do sistema Nota Simples para realizar a emissão, armazenamento e gestão de NF-e.

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem como função: - conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (chave de acesso); - acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc); - auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e. O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma e somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e. Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das Notas Fiscais, modelo 1 ou 1-A, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais. Ele deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso. Além disso, ele poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico. É permitido o deslocamento do comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável, da extremidade inferior para a lateral direita ou para a extremidade superior do DANFE e a aposição de carimbos, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso. Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá ser reservado espaço de, no mínimo, 10 x 15 cm, em qualquer sentido, para atendimento ao disposto acima. A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o leiaute do DANFE previsto em Ato Cotepe, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.

Para que não exista nenhuma divergência entre o DANFE e a nota fiscal eletrônica, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerenciador de nota fiscal eletrônica, como o Nota Simples. Assim, não haverá divergências entre a NF-e e sua representação gráfica.

O Nota Simples é um sistema gerenciador de nota fiscal eletrônica, que busca simplificar a rotina de emissão de notas, proporcionando a melhor experiência aos seus usuários. Nossa missão é proporcionar aos nossos clientes uma solução simples para emissão e gerenciador de NF-e, alinhando o aprimoramento contínuo da solução de emissão e gestão de NF-e, com funções adicionais que sejam capazes de solucionar as necessidades das empresas emissoras, contadores e desenvolvedores. O suporte diferenciado do Nota Simples para emissão e armazenamento de notas fiscais eletrônicas lhe ajuda nas suas dúvidas com comprometimento, valorização, humildade e ética.

Contratar o sistema gerenciador de NF-e da Nota Simples é muito fácil. Basta que você escolha um dos nossos planos (Básico, Intermediário ou Avançado) e comece a utilizar o nosso sistema, sem taxa de instalação, sem fidelidade e sem surpresas desagradáveis.

Apesar de ser grátis, o software do governo apresenta muitas limitações e opções melhores, como o Nota Simples, podem substituir o emissor gratuito. No Nota Simples você encontra tudo que sua empresa precisa para realizar a emissão e gestão de NF-e da maneira correta, com planos que cabem no seu orçamento. Acesse nosso site e conheça nossos planos individualmente, para saber qual o melhor para sua empresa.