Funcionalidades do sistema para emissão e gestão de NF-e

O Nota simples busca, desde o início da sua história, focar em Gerenciador de Nota Fiscal Eletrônica e, por isso, busca entregar uma rotina de Gestão de NF-e que consiga simplificar o processo ao máximo, proporcionando uma experiência mais agradável aos usuários. De que maneira isso é feito?

• - Os clientes podem se cadastrar apenas no momento da Emissão de Notas Fiscais e as informações da empresa podem ser recuperadas a partir do CNPJ, sendo cadastradas, automaticamente, a partir do momento do cadastro para a recuperação em notas futuras;
• - Os produtos cadastrados de maneira prévia são recuperados com todos os códigos de situação tributária e alíquotas de todos os impostos que compõem um item de NF-e: ICMS, IPI, PIS, COFINS e Importação;
• - Se o produto não for cadastrado previamente, com o sistema do Nota Simples é possível definir um padrão (com apoio de um especialista tributário ou contador da empresa), para que seja recuperado quando lançado pela primeira vez em uma nota.

Com a autorização da SEFAZ, as notas são enviadas de forma automática para o e-mail do usuário responsável pela emissão (opcional), podendo criar cópias para outros endereços de e-mail da empresa, setores financeiros e contábil, por exemplo, ou um contador externo. Além disso, existe a possibilidade de definir endereços de e-mails diferentes do destinatário (cliente) para qual a nota foi emitida.

Reenviar uma NF-e é simples, assim como recuperar qualquer Nota Fiscal a partir da tela de consulta, que permite a utilização de diversos filtros para encontrar o registro desejado. São eles:

• - data de emissão ou recepção;
• - notas de entrada, saída ou ambos;
• - emitentes;
• - destinatários;
• - número da nota;
• - chave de acesso;
• - cfop;
• - notas canceladas;
• - emitentes do simples nacional.

Desde o dia 1 de setembro de 2023, todo Microempreendedor Individual - MEI deve emitir Notas Fiscais de Serviços eletrônicas (NFS-e) no padrão nacional.

Também disponível para empresas cujo município esteja conveniado.

O seu gerenciamento de pedidos é completamente integrado com a emissão, armazenamento e gestão de NF-e, incluindo as notas que são recebidas de fornecedores e qualquer outro tipo de entrada.

A partir do momento que os códigos que são utilizados por fornecedores forem relacionados aos códigos utilizados pela empresa na remessa aos clientes, o sistema controlará toda movimentação de forma automática.

Na tela de emissão, você pode verificar o estoque de cada item correspondente, evitando a emissão de notas para itens que já não possuem disponibilidade para entregas/remessas.

Por meio dos gráficos do gerenciador de NF-e do Nota Simples, é possível fazer com que o gestor da empresa tenha uma visão mais rápida do seu negócio, por meio de notas por valor, notas por quantidade, totais por clientes, totais por fornecedores e notas armazenadas.

Já no caso dos relatórios gerenciais, o Nota Simples disponibiliza diversos relatórios que apresentam, de uma maneira simples, informações valiosas para os responsáveis pela contabilidade e administração da empresa, como relação de notas emitidas e recebidas, valores resumidos por CFOP, retenção de tributos, boletos emitidos, impostos destacados e uma funcionalidade presente também nos gráficos, os totais por clientes.

Conforme previsto no Ajuste SINIEF 17, de 28 de setembro de 2012, a Manifestação do Destinatário passa a ser obrigatória nas entradas de mercadorias que exijam o preencimento do Grupo Detalhamento Específico de Combustíveis, valendo para estabelecimentos distribuidores a partir de 1º de março de 2013, e a partir de 1º de julho de 2013 para postos de combustíveis e em transportadores e revendedores retalhistas.

A Manifestação do Destinatário, como o nome já sugere, permite que o destinatário da NF-e tenha a possibilidade de se manifestar sobre a sua participação comercial, descrita na nota, confirmando a veracidade das informações prestadas pelo seu fornecedor e emissor do respectivo documento fiscal.

O processo é composto por quatro eventos: a ciência da emissão; confirmação da operação; registro de operação não realizada e desconhecimento da operação.

Entretanto, a Manifestação do Destinatário do Nota Simples permite, mesmo para aqueles que não foram alcançados pela sua obrigatoriedade em um primeiro momento, a identificação e download de todas as NF-e que foram emitidas, em todo o país, destinando a sua empresa, de forma automática.

Os seguintes benefícios do gerenciador de NF-e também podem ser destacados:

• - obter o XML das NF-e, que não tenham sido transmitidas pelo respectivo emitente;
• - evitar o uso indevido da sua Inscrição Estadual, por parte de emitentes de NF-e que utilizam inscrições estaduais idôneas para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso do indicado na documentação fiscal;
• - conseguir segurança jurídica no uso do crédito fiscal correspondente, porque uma nota confirmada não poderá ser cancelada pelo seu emitente;
• - registrar junto aos fornecedores que a mercadoria foi recebida e constituir formalmente o vínculo comercial que resguarda de forma jurídica as faturas comerciais, sem a necessidade de assinatura no canhoto impresso no DANFE.

Pensando de forma prática, o download automático das notas pelo Nota Simples permite que o seu contador consiga fazer o registro das notas de entrada da empresa de uma maneira segura e simples, por meio da importação dos arquivos XML correspondentes. No caso de empresas que utilizam o módulo de controle de estoque, ocorre a simplificação nos processos de atualização das quantidades recebidas dos fornecedores.