Você já conta o arquivo XML das suas notas fiscais. Ele ajuda a reduzir o custo de emissão,
armazenamento e garante maior segurança perante o
Fisco. Por isso, é recomendado. No entanto, para ajudar na sua empresa, é importante que seja bem gerido. Nós vamos te ajudar com isso! Neste artigo, o Nota Simples mostra como fazer uma boa gestão de arquivos XML da NF-e. Veja!
Por que ter arquivos em formato XML?
De forma prévia às dicas de gestão de arquivos XML da NF-e, é interessante que você entenda a importância de mantê-los. Você sabe sua importância? Resumidamente, armazenar as notas nesse formato garante que:
- haja segurança fiscal, em caso de fiscalização;
- seja evitada a falta de um documento que pode ser importante a longo prazo, já que fica armazenado de forma eletrônica;
- tenha facilidade na rotina da empresa, principalmente quando é preciso procurar e abrir os arquivos;
- seja reduzido o custo com emissão e armazenamento, já que não há necessidade de material ou espaço físicos.
Além disso, ainda é possível citar que esses arquivos
permitem a atualização sem comprometer dados importantes. Também
permitem a leitura das informações em qualquer aplicativo ou programa, já que são armazenados em formato de texto.
Saiba como fazer uma melhor gestão de arquivos XML da NF-e!
1) Faça backup dos documentos na nuvem
Uma das principais formas de garantir um gerenciamento adequado de XML é fazendo backups. Ou seja, fazendo uma
cópia de segurança no dispositivo em que deseja-se armazená-lo. Dessa forma,
há segurança de que o documento esteja salvo e não será perdido. Na nuvem, isso está anda mais garantido. Afinal, mesmo que a máquina apresente problemas,
o arquivo estará salvo e seguro para resgate quando for necessário. 2) Conte com um sistema especializado
Um sistema de emissão também pode ajudar nessa gestão. Acontece que esse tipo de software,
além de permitir o armazenamento do documento comum, garante o gerenciamento de arquivo XML. Ou seja, oferece ajuda na organização e manutenção no programa. Alguns ainda são mais completos e
permitem o backup na nuvem, citado anteriormente. Assim, asseguram que a nota estará salva e você terá fácil acesso quando e onde for necessário.
Nota Simples: seu software de gestão para notas fiscais!
Achou este artigo útil? O Nota Simples pode te ajudar mais com a gestão de arquivos XML da NF-e. A nossa empresa oferece um programa especializado na emissão, gerenciamento e armazenamento de notas fiscais. Com ele, você elimina erros e garante a segurança fiscal, bem como evita perdas de documentos. Entre em contato conosco e contrate nosso emissor de nota fiscal eletrônica!
